Nota spese trasferte dipendenti Excel: modello gratis 2026

Apri il foglio Istruzioni e leggi il flusso in 8 passaggi. Nella Figura 1 trovi la legenda: le celle azzurre sono input, quelle grigie contengono formule o dati calcolati, mentre verde, rosso e giallo indicano rispettivamente controllo superato, errore o verifica richiesta. Nel foglio Anagrafica, mostrato nella Figura 2, sostituisci ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice SDI e contatti. Aggiorna anche i parametri di policy: il file contiene, come esempio modificabile, 35 euro per il pasto singolo, 150 euro per il pernottamento, oltre ai limiti per taxi/NCC e carburante presenti nelle righe successive. Nel foglio Trasferte, Figura 3, compila le colonne A-Q e S-Z: assegna un ID, indica date e orari, destinazione, motivo, mezzo, eventuale targa, anticipo, stato e responsabile. La colonna R calcola i giorni inclusivi tra data iniziale e finale. Nel foglio Spese, Figura 4, inserisci una sola spesa per riga: ID trasferta, data, dipendente, categoria, descrizione, fornitore, numero documento, presenza del documento, pagamento, valuta, importo e tasso di cambio. Le colonne Q, T, U, W, X, Z e AA calcolano importo EUR, IVA, imponibile, rimborsabile, non rimborsabile, controllo limite e possibile duplicato. Controlla la Figura 6 prima dell'approvazione. Infine usa Riepilogo, Figura 5, per filtri, KPI, tabelle e grafici; Liste, Figura 7, contiene i valori utilizzati dai menu a discesa. La password indicata nel foglio Istruzioni per la protezione della struttura è modello2026.

Una nota spese trasferte dipendenti funziona solo se ogni costo resta collegato alla trasferta corretta. Per questo abbiamo separato il foglio Trasferte dal foglio Spese: nella prima scheda descrivi il viaggio, nella seconda registri i documenti che lo compongono. Un viaggio Milano-Torino di 1 giorno può comprendere, per esempio, un biglietto da 48 euro, un pranzo da 32,50 euro e un parcheggio da 12 euro. Con tre righe collegate allo stesso ID, l'amministrazione vede subito un totale di 92,50 euro.

Nel foglio Trasferte inserisci data richiesta, matricola, dipendente, reparto, centro di costo, commessa, cliente, motivo, partenza, destinazione, provincia, Italia o Estero, date e orari. La colonna N. Giorni calcola la durata inclusiva: dal 21 al 23 aprile risultano 3 giorni, non 2. Il campo Stato consente di distinguere Da compilare, In verifica, Da approvare e gli altri valori presenti nelle Liste.

Nel foglio Spese ogni riga deve rappresentare un solo documento. Il modello gestisce categorie come Vitto, Alloggio, trasporto ferroviario, parcheggio e carburante, oltre a documento presente, metodo di pagamento e rimborsabilità. Se una spesa è in USD, inserisci l'importo e il tasso applicato: 100 USD con cambio 0,92 diventano 92 EUR. La formula non inventa il cambio: usa il valore che registri.

Il Riepilogo usa SUMIFS per aggregare le spese per ID trasferta e offre KPI su totale inserito, rimborsabile, non rimborsabile, IVA, imponibile e anticipi. I filtri permettono di isolare, ad esempio, il reparto Tecnico oppure la commessa COM-2026-003. È un approccio più affidabile del totale manuale copiato in un'email, perché ogni cifra resta riconducibile alla sua origine.

Le trasferte aziendali coinvolgono spesso tre soggetti: dipendente, responsabile approvatore e amministrazione. Il dipendente anticipa 250 euro con carta personale, usa 100 euro di anticipo oppure paga alcune voci con carta aziendale. Se questi dati restano in messaggi separati, il saldo può essere sbagliato. Nel nostro modello il campo Metodo Pagamento distingue Carta aziendale, Carta personale, Contanti e altri valori; il foglio Trasferte registra Anticipo Ricevuto e Data Anticipo.

Il foglio Spese calcola due risultati distinti: Importo Rimborsabile e Importo Non Rimborsabile. Se inserisci 250 euro di spese rimborsabili e 100 euro di anticipo, il saldo da rimborsare deve essere letto insieme all'anticipo, non sommato automaticamente come una nuova spesa. Il Riepilogo espone anche Saldo da rimborsare e Saldo da restituire, così puoi verificare entrambe le direzioni del conguaglio.

La separazione per centro di costo e commessa è utile in molti contesti italiani. Un tecnico può attribuire 180 euro alla commessa di un impianto, mentre un commerciale può imputare 92,50 euro a un incontro cliente. Nel cruscotto puoi confrontare i costi per dipendente, categoria, centro di costo, commessa e mese; i grafici presenti nel foglio Riepilogo rendono più rapida la lettura dei dati, ma non sostituiscono una riconciliazione contabile.

Abbiamo inserito controlli pratici sui problemi più frequenti: documento assente, spesa personale, importo non valido, dipendente o categoria mancanti, limite aziendale superato e possibile duplicato. Una cena da 42 euro supera il limite di esempio di 35 euro per il vitto e viene marcata come Superato; non significa automaticamente che il rimborso sia fiscalmente vietato, ma segnala una deroga da autorizzare secondo la policy. Questa distinzione evita di confondere il limite interno con una soglia fiscale generale.

Il modello supporta la raccolta amministrativa, non determina da solo il trattamento fiscale della trasferta. Per l'IVA, il foglio Spese mette a disposizione le aliquote presenti nel foglio Liste, tra cui 0%, 4%, 5%, 10% e 22%, oltre a Esente, Fuori campo e Non applicabile. La formula calcola l'IVA scorporando l'imposta dall'importo lordo: su 110 euro al 10%, l'IVA calcolata è 10 euro e l'imponibile 100 euro. La detraibilità resta un campo da verificare in base al documento e alla disciplina applicabile.

La fattura elettronica transita tramite Sistema di Interscambio secondo il DPR 633/1972; il file consente di registrare tipo documento, fornitore, Partita IVA, numero documento, presenza del documento e link alla documentazione archiviata. Per un biglietto ferroviario da 48 euro puoi indicare il numero del titolo e collegare la copia conservata. Per un pasto da 32,50 euro puoi registrare ricevuta, partecipanti o cliente nelle note quando la policy aziendale lo richiede.

La deducibilità dei costi di trasferta e la detraibilità IVA non coincidono. L'articolo 95 del TUIR disciplina le spese per prestazioni di lavoro e le trasferte dei dipendenti; l'articolo 109 del TUIR richiede i requisiti di competenza, certezza e determinabilità dei componenti negativi. Per la documentazione IVA, gli articoli 21 e 21-bis del DPR 633/1972 regolano fattura e fattura semplificata. Il modello aiuta a non perdere i dati, ma non trasforma una ricevuta priva di requisiti in un documento fiscalmente valido.

Dal punto di vista privacy, le schede contengono matricola, nome del dipendente, dati di viaggio e documenti di spesa. Il trattamento deve rispettare il Regolamento UE 2016/679, il D.Lgs. 196/2003 e le procedure interne; il registro dei trattamenti è previsto dall'articolo 30 GDPR quando ricorrono i relativi obblighi. Conserva il file con accessi limitati, evita di inviare ricevute a destinatari non autorizzati e definisci tempi di conservazione. La protezione della struttura indicata nel file è un supporto operativo, non una misura completa di sicurezza.

Compila la nota spese subito dopo il rientro, non a fine trimestre. Se un dipendente accumula 15 ricevute in 30 giorni, aumentano le probabilità di dimenticare una data, confondere due trasferte o registrare due volte lo stesso documento. La regola più utile è una riga per ogni spesa e un ID trasferta coerente in tutte le righe. Prima di iniziare, aggiorna Anagrafica e Liste: modificare i valori di policy dopo l'inserimento può cambiare l'esito dei controlli sui limiti.

Inserisci sempre l'importo lordo documentato. Con una fattura da 122 euro al 22%, il modello calcola 22 euro di IVA e 100 euro di imponibile; non inserire direttamente il netto nel campo Importo Valuta. Per le valute estere registra il tasso usato dalla procedura aziendale e mantieni la prova del cambio. Se il documento è mancante, non impostare Sì solo per far passare il controllo: usa No, Parziale o Da verificare e lascia che la scheda Controlli evidenzi l'azione necessaria.

Prima dell'approvazione filtra il Riepilogo per Stato e verifica le trasferte Da approvare. Poi apri Controlli e cerca le righe con Esito Errore o Da verificare. Un possibile duplicato viene individuato confrontando ID trasferta, matricola, categoria, importo e numero documento: due ricevute da 18 euro con gli stessi dati meritano una verifica, anche se non sono necessariamente la stessa spesa.

Non cancellare subito le righe respinte. Inserisci il motivo nella colonna Motivo Non Rimborsabilità o Note, conserva il riferimento al documento e correggi soltanto i campi realmente errati. Il file predispone 100 righe per Trasferte e Spese e 200 righe per Controlli: se superi questi limiti, estendi formule e intervalli con attenzione. La scelta migliore è mantenere una copia del file per periodo o procedura aziendale, invece di sovrascrivere lo storico senza tracciabilità.