Scadenzario fatture fornitori Excel: modello gratis 2026

Quando apri il file trovi il foglio Istruzioni, che spiega il flusso di lavoro. Parti da Anagrafica Fornitori e inserisci i dati dei tuoi fornitori, come denominazione, codice fiscale o partita IVA, riferimenti e contatti utili. Poi vai in Registro Fatture e compila le colonne dedicate a ogni documento: fornitore, numero fattura, data, data di scadenza, importi, modalità o stato del pagamento e le altre informazioni previste dal modello. Usa le liste disponibili per mantenere coerenti le voci ripetute. Il foglio Scadenze raccoglie le fatture da controllare, mentre Riepilogo presenta la situazione complessiva. Non cancellare le celle con formule: sono riconoscibili dal colore dell'area di calcolo. Se devi aggiungere stati, modalità di pagamento o categorie, modifica il foglio Liste seguendo le indicazioni del foglio Istruzioni. Excel aggiorna automaticamente i calcoli grazie alle impostazioni di ricalcolo completo all'apertura.

Uno scadenzario fatture fornitori serve a trasformare le fatture passive ricevute in un calendario di pagamenti verificabile. Senza una struttura unica, è facile avere una fattura nella posta elettronica, un'altra in una cartella PDF e una terza annotata in un'agenda. Il risultato è concreto: una fattura da 2.400 euro con termini a 60 giorni può sfuggire al controllo, generando una richiesta urgente del fornitore proprio quando il conto corrente è già impegnato.

Nel nostro modello il punto di partenza è il Registro Fatture. Per ogni documento inserisci almeno il fornitore, il numero della fattura, la data del documento, la scadenza e l'importo. Se ricevi 25 fatture al mese, puoi avere 300 righe da verificare in un anno: una tabella ordinata è più affidabile di 12 fogli mensili costruiti con criteri diversi. L'Anagrafica Fornitori evita inoltre di riscrivere la stessa ragione sociale o lo stesso riferimento a ogni inserimento.

La data di scadenza va controllata rispetto alle condizioni effettivamente concordate: 30 giorni data fattura, 30 giorni fine mese, 60 giorni o pagamento immediato non producono lo stesso risultato. Ad esempio, una fattura di 1.000 euro emessa il 10 aprile con pagamento a 30 giorni data fattura non ha la stessa scadenza di una fattura emessa il 10 aprile con pagamento a 30 giorni fine mese. Inserire direttamente la scadenza concordata è più sicuro che affidarsi a calcoli fatti a memoria.

Il foglio Scadenze ti permette di concentrarti sui pagamenti imminenti e su quelli già oltre termine. Il foglio Riepilogo offre invece una vista aggregata per mese o situazione, utile prima di disporre bonifici o preparare il flusso di cassa. Noi consigliamo di aggiornare il registro almeno due volte alla settimana e di fare un controllo completo ogni venerdì: con 15 minuti puoi intercettare documenti mancanti, duplicati e scadenze dei 7 giorni successivi.

Il problema più frequente nella gestione fornitori non è solo dimenticare una data: è non sapere quali fatture sono state ricevute, registrate, autorizzate e pagate. In molte piccole aziende il controllo passa da una casella e-mail condivisa, dal gestionale e da un file personale. Quando una fattura viene pagata, l'informazione non arriva sempre a chi aggiorna il foglio. Il nostro modello crea un punto di controllo semplice, soprattutto per chi non vuole usare un ERP per ogni attività amministrativa.

Puoi impiegare il Registro Fatture per seguire il ciclo operativo: ricezione del documento, verifica interna, autorizzazione e pagamento. Per esempio, su 40 fatture mensili, 6 possono richiedere l'approvazione del responsabile acquisti e 3 possono avere dati da correggere. Se registri subito lo stato, il foglio Scadenze ti aiuta a distinguere l'importo realmente pronto per il pagamento da quello ancora bloccato.

La separazione tra Anagrafica Fornitori e Registro Fatture è utile anche quando lo stesso fornitore emette più documenti. Un fornitore con 8 fatture da 750 euro genera 6.000 euro di esposizione: vederle singolarmente evita di considerare ogni documento isolato e consente di capire l'impegno complessivo. Nel Riepilogo puoi leggere i totali e usare la situazione delle scadenze per programmare le uscite.

Per lavorare bene, registra la fattura quando entra nel processo aziendale, non il giorno in cui arriva la richiesta di pagamento. Mantieni invariato il numero documento e non usare descrizioni vaghe come “fattura fornitore”: indica un riferimento riconoscibile, ad esempio numero, mese e centro di costo. Se una fattura viene contestata, non eliminarla: aggiorna lo stato e conserva una nota interna secondo la procedura della tua azienda.

Lo scadenzario è uno strumento operativo e non sostituisce la contabilità, ma deve convivere con gli adempimenti italiani. Le fatture elettroniche transitano tramite il Sistema di Interscambio secondo il quadro della fatturazione elettronica previsto dal DPR 633/1972. Il file XML ricevuto, la sua registrazione contabile e il pagamento sono momenti diversi: uno scadenzario ben compilato collega il controllo finanziario alla fattura che hai effettivamente ricevuto e verificato.

Nel registro interno puoi conservare data, numero, imponibile, IVA e totale da pagare, distinguendo quando necessario l'aliquota del 4%, 10% o 22%. Un documento con imponibile di 1.000 euro e IVA al 22% porta a un totale di 1.220 euro; se nel foglio inserisci solo 1.000 euro, sottostimi l'uscita di 220 euro. Per questo il controllo del totale fattura deve essere coerente con il documento e con la registrazione nel registro IVA acquisti.

La liquidazione IVA può essere mensile o trimestrale in base al regime applicabile. Per i soggetti con liquidazione mensile, il versamento dell'IVA relativa a un mese avviene normalmente entro il giorno 16 del mese successivo; per i trimestrali ordinari si considera il termine del giorno 16 del secondo mese successivo al trimestre, con le regole specifiche previste per il quarto trimestre. Lo scadenzario delle fatture fornitori non calcola la LIPE né prepara un F24, ma ti aiuta a non confondere scadenza commerciale della fattura e adempimento fiscale.

Ricorda anche la conservazione elettronica: la fattura non è correttamente gestita soltanto perché è stata pagata. Il documento deve essere rintracciabile insieme alle informazioni contabili e al collegamento con il pagamento. Noi usiamo il foglio Istruzioni per chiarire il perimetro del modello: il file supporta il monitoraggio delle scadenze, mentre registri IVA, dichiarazioni, LIPE e versamenti restano attività contabili separate.

La qualità dello scadenzario dipende più dalla disciplina di aggiornamento che dal numero di formule. Stabilisci un responsabile e un momento preciso: ad esempio, inserimento delle nuove fatture ogni martedì e giovedì entro le 12:00, controllo delle scadenze ogni venerdì. Con 20 nuove fatture alla settimana, rimandare l'aggiornamento di un mese significa recuperare circa 80 documenti tutti insieme, aumentando il rischio di doppioni e date errate.

Inserisci la data di scadenza riportata o concordata, non una stima. Se una fattura da 3.660 euro prevede 3 rate da 1.220 euro, registra le rate separatamente solo se il processo di pagamento le tratta come scadenze autonome; altrimenti annota chiaramente il piano nel riferimento interno. La scelta più affidabile è seguire il modo in cui l'azienda autorizza e dispone i pagamenti, non il modo più rapido per compilare la riga.

Prima di pagare, esegui tre controlli: il fornitore coincide con l'ordine o il contratto, il totale coincide con la fattura elettronica e l'IBAN è quello già verificato. Una modifica improvvisa dell'IBAN non va accettata sulla sola base di una e-mail. Nel modello puoi usare le informazioni del registro per individuare il documento, ma la verifica bancaria deve seguire la procedura aziendale.

Evita di colorare manualmente le righe per indicare urgenze: il colore si perde quando aggiorni il file e non lascia una regola verificabile. Usa invece stato, data di scadenza e importo. Ogni mese archivia una copia del file, ad esempio “Scadenzario_Fornitori_2026-08.xlsx”, dopo aver controllato le formule e i totali del Riepilogo. Non modificare il foglio Liste senza annotare il cambiamento: una voce scritta in tre modi diversi, come “Pagata”, “pagato” e “Saldo”, rende meno efficace qualsiasi filtro o riepilogo.