Pianificazione approvvigionamenti Excel: modello gratis 2026

Apri il foglio Istruzioni, mostrato nella Figura 1, per leggere obiettivo, procedura e legenda dei colori. Parti da Parametri, nella Figura 2: aggiorna ragione sociale, Partita IVA, indirizzo, PEC, codice SDI, data elaborazione, giorni di pianificazione e soglie operative. Nel campione la pianificazione copre 90 giorni, ma puoi modificare il valore nell'intervallo consentito da 0 a 3.650 giorni.

Compila Anagrafica_Articoli, Figura 3, con codice, descrizione, categoria, unità di misura, fornitore preferenziale, lead time, scorta minima, scorta di sicurezza, lotto minimo, multiplo, prezzo netto, aliquota IVA, copertura obiettivo e stato attivo. In Anagrafica_Fornitori, Figura 4, inserisci dati fiscali e commerciali, PEC, SDI, valuta, giorni di pagamento, lead time standard, stato e valutazione.

Nel foglio Fabbisogni, Figura 5, registra data, articolo, commessa, reparto, quantità, data necessità, priorità e stato. La descrizione e l’unità di misura vengono recuperate dall’anagrafica. In Scorte, Figura 6, inserisci giacenza fisica, quantità impegnata, quantità ordinata aperta, consumo medio giornaliero e data dell’ultima inventariazione: disponibilità, copertura e stato vengono calcolati.

Aggiorna Ordini_Acquisto, Figura 7, con numero ordine, fornitore, articolo, quantità ordinata e ricevuta, prezzo, IVA, date, stato, DDT e fattura. In Consegne, Figura 8, registra date, quantità, esito del controllo e DDT: il foglio calcola giorni di ritardo e stato. Pianificazione, Figura 9, propone il fabbisogno da coprire e la data ordine. Infine consulta Riepilogo, Figura 10, e lascia Liste, Figura 11, come archivio dei valori usati dai menu a tendina.

La pianificazione degli approvvigionamenti parte da tre dati che in molte aziende vengono gestiti separatamente: ciò che serve, ciò che è disponibile e ciò che è già stato ordinato. Nel nostro file questi elementi confluiscono nel foglio Pianificazione. Per ogni codice articolo, il modello recupera descrizione, categoria, unità di misura, fornitore preferenziale, lead time, lotto minimo, multiplo, prezzo netto e aliquota IVA dall’Anagrafica_Articoli.

La logica è leggibile anche senza un gestionale MRP. La quantità da coprire è calcolata considerando il fabbisogno del periodo, la scorta di sicurezza e la giacenza disponibile. Se, per esempio, un articolo ha un fabbisogno di 600 KG, una scorta di sicurezza di 150 KG e una disponibilità di 140 KG, la quantità da coprire è 610 KG. Con lotto minimo di 100 KG e multiplo di 50 KG, la quantità consigliata diventa 650 KG.

Il lead time entra nella data ordine consigliata: la formula sottrae i giorni di approvvigionamento e l’anticipo operativo impostato nei Parametri dalla data di necessità più urgente. Lo stato distingue “NESSUN ORDINE”, “URGENTE”, “ORDINARE A BREVE” e “PIANIFICATO”. Nel campione, un fabbisogno necessario il 19 settembre 2026 con lead time di 10 giorni richiede una verifica immediata.

Scorte aggiunge un controllo complementare. La giacenza disponibile è la giacenza fisica meno l’impegnato più gli ordini aperti; i giorni di copertura sono disponibilità divisa per consumo medio giornaliero. Con 140 KG disponibili e consumo di 18 KG al giorno, la copertura è circa 7,8 giorni. Il risultato non sostituisce una distinta base o un ERP, ma offre una base concreta per decidere quali ordini verificare prima.

Un ufficio acquisti italiano non gestisce soltanto quantità. Deve sapere a chi ordinare, con quali tempi, a quale prezzo, in quale valuta e con quali condizioni di pagamento. Il foglio Anagrafica_Fornitori raccoglie ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, Paese, referente, telefono, email, PEC, codice SDI, categoria, valuta, giorni di pagamento, lead time standard, stato attivo e valutazione da A a C.

Questo rende possibile distinguere, per esempio, un fornitore italiano con pagamento a 60 giorni da un fornitore con condizioni a 30 giorni. Il dato non modifica automaticamente il cash flow, ma permette di collegare la decisione d’acquisto alle condizioni commerciali reali. In Anagrafica_Articoli puoi inoltre associare un fornitore preferenziale e il relativo codice articolo fornitore, evitando di cercare ogni volta la corrispondenza nelle email o nei listini.

Ordini_Acquisto contiene 23 colonne: numero e data ordine, fornitore, articolo, quantità ordinata e ricevuta, residuo, unità, prezzo netto, imponibile, aliquota, IVA, totale lordo, consegna confermata, DDT, fattura, tipo operazione IVA e note. Se ordini 300 pezzi a 2,85 euro, l’imponibile è 855 euro; con IVA ordinaria al 22%, l’IVA stimata è 188,10 euro e il lordo 1.043,10 euro.

Il foglio Consegne completa il controllo logistico. Registri quantità prevista, quantità ricevuta, data effettiva, DDT ed esito del controllo; il modello classifica la consegna come completa, parziale, in ritardo o in attesa. Una consegna prevista per il 12 settembre 2026 e ricevuta il 14 settembre genera 2 giorni di ritardo. La combinazione tra quantità residua e stato consegna evita di considerare chiuso un ordine che è stato soltanto ricevuto in parte.

Il modello tratta i prezzi come valori netti IVA, come indicato nel foglio Istruzioni. In Ordini_Acquisto puoi selezionare l’aliquota e il tipo di operazione IVA tra i valori predisposti, inclusi Ordinaria, Split payment e Reverse charge. La formula calcola l’importo IVA sull’imponibile e lo pone a zero quando il tipo di operazione è Reverse charge. Le aliquote presenti nelle Liste comprendono 4%, 5%, 10% e 22%.

L’aliquota non va scelta in base alla categoria interna dell’articolo. Per una cessione di beni, la disciplina IVA deriva dal DPR 633/1972 e dalla natura effettiva dell’operazione; il 22% è l’aliquota ordinaria, mentre 4% e 10% si applicano soltanto alle fattispecie previste dalla legge. Per questo abbiamo inserito nel foglio Istruzioni l’avvertenza di verificare l’aliquota in base al bene o servizio concreto. Il file calcola una stima operativa, non certifica il trattamento fiscale.

Per la ricezione merce, il DDT previsto dal DPR 472/1996 resta un riferimento pratico per documentare trasferimento e quantità consegnate. Nel foglio Consegne trovi numero e data DDT, esito del controllo, note di non conformità e responsabile del controllo. Se un ordine prevede 150 unità ma ne arrivano 50, puoi registrare la differenza e mantenere tracciato il problema invece di aggiornare soltanto una giacenza complessiva.

La fattura elettronica B2B viene trasmessa tramite Sistema di Interscambio secondo il quadro della fatturazione elettronica italiana; nel modello sono disponibili numero e data fattura, PEC e codice SDI del fornitore. Questi campi aiutano il lavoro amministrativo, ma non inviano documenti allo SDI e non sostituiscono registri IVA, contabilità o conservazione digitale. Prima di usare i totali per una registrazione, verifica imponibile, aliquota, natura e documento ricevuto.

La qualità del risultato dipende prima di tutto dalla qualità dei dati iniziali. Noi consigliamo di usare un codice articolo univoco e stabile: “MAT-001” deve identificare sempre lo stesso materiale, nella stessa unità di misura. Se acquisti in pezzi ma consumi in chilogrammi, non inserire numeri nella stessa colonna senza una regola di conversione. Il modello non contiene formule di conversione tra unità diverse.

Aggiorna Scorte dopo ogni inventariazione fisica rilevante e compila Ultima Inventariazione. Non confondere giacenza fisica, quantità impegnata e quantità ordinata aperta: con 140 unità fisiche, 20 impegnate e 50 già ordinate, la disponibilità calcolata è 170 unità. Se inserisci le 50 anche nella giacenza fisica, rischi un doppio conteggio.

Imposta scorta minima e scorta di sicurezza usando consumi osservabili, non valori casuali. Con consumo medio di 18 KG al giorno e lead time di 10 giorni, il consumo teorico durante l’attesa è 180 KG; una scorta di sicurezza di 150 KG può essere insufficiente se il fornitore è instabile. Questa è una soglia gestionale, non una previsione automatica della domanda: aggiornala quando cambiano produzione, commesse o tempi di consegna.

Controlla Pianificazione almeno ogni giorno lavorativo quando hai ordini urgenti e almeno una volta alla settimana per gli articoli ordinari. Parti dagli stati URGENTE e ORDINARE A BREVE, poi verifica quantità residua in Ordini_Acquisto e stato in Consegne. Non sovrascrivere le celle calcolate: il foglio Istruzioni distingue celle azzurre, grigie, verdi, gialle e rosse. Infine sostituisci tutti i dati dimostrativi con dati reali e conserva una copia datata prima di ogni modifica importante.