Diagramma RACI responsabilità Excel: modello gratis 2026

Apri il file e parti dal foglio Istruzioni: qui trovi il significato dei quattro codici e le 10 operazioni consigliate. Nel foglio Impostazioni puoi modificare le liste di riferimento già predisposte, tra cui stati attività, priorità, tipologie, dipartimenti, tipi di soggetto, livelli di rischio e codici RACI. Passa quindi a Persone e Ruoli, mostrato nella Figura 3, e compila le celle organizzative dalla colonna A alla I: ID Persona, Nome e Cognome, Tipo Soggetto, Funzione/Dipartimento, Ruolo Aziendale, E-mail Aziendale, Responsabile Diretto, Attivo e Note. Nel foglio Attività inserisci fino a 100 attività con ID, processo o progetto, fase, descrizione, tipologia, priorità, stato, date, deliverable, dipendenza, rischio e note. La data di scadenza deve essere uguale o successiva alla data di inizio. Nella Matrice RACI seleziona l'ID attività in colonna A e assegna nelle colonne delle persone esclusivamente R, A, C oppure I. Le colonne B-H recuperano i dati dell'attività, mentre I-L contano i codici e M restituisce l'esito del controllo. Vai poi in Controlli: per ogni riga trovi il numero di R, A, C e I e l'azione correttiva suggerita. Infine consulta Riepilogo, dove le formule mostrano gli indicatori e i quattro grafici relativi a stati, persone, tipologie e dati aggiuntivi. Prima di condividere o stampare il file, aggiorna le persone inattive, filtra le anomalie e proteggi il documento in una posizione aziendale autorizzata.

Una matrice RACI serve a collegare ogni attività alle persone che la eseguono, approvano, supportano o devono essere informate. Nel nostro modello la regola operativa è precisa: per ogni attività dovrebbe esserci almeno un R, un solo A, eventuali C motivati e gli I necessari. R significa Responsible, cioè chi svolge materialmente il lavoro; A significa Accountable, cioè chi risponde del risultato finale; C indica chi viene consultato; I chi deve ricevere l'aggiornamento.

Questa distinzione evita una confusione frequente nelle aziende italiane: il responsabile di funzione non è automaticamente l'esecutore di ogni attività del suo reparto. Per esempio, nel progetto di implementazione di un gestionale ERP, il Project Manager può essere R per la raccolta dei requisiti, il Responsabile Amministrativo A, il consulente IT C e la Direzione I. Quattro ruoli diversi rendono l'assegnazione leggibile e riducono le riunioni usate soltanto per chiarire chi debba fare cosa.

Il modello gestisce fino a 100 attività operative. Nella Matrice RACI, le colonne B-H recuperano processo, fase, descrizione, tipologia, priorità, stato e scadenza dal foglio Attività. Le colonne I-L contano rispettivamente R, A, C e I: se una riga contiene 0 Responsible, compare “ERRORE: manca R”; se contiene 0 Accountable, compare “ERRORE: manca A”; se contiene più di un A, compare “ATTENZIONE: più di un A”.

Il nostro consiglio è compilare prima le attività e solo dopo assegnare i codici. Su 20 attività di un progetto, puoi iniziare con una revisione di 15 minuti delle righe senza R o A, invece di controllare manualmente 20 righe moltiplicate per 8 persone. La Figura 5 rende visibile proprio questo schema: le informazioni dell'attività stanno a sinistra, le persone nelle colonne successive e l'esito nel campo dedicato.

Il diagramma RACI è utile quando un processo attraversa più reparti e il passaggio di consegne non è evidente. In una PMI italiana può descrivere il ciclo di acquisto, l'apertura di un nuovo cliente, l'emissione di una fattura, l'onboarding di un dipendente, la gestione di una non conformità o l'avvio di un progetto IT. La struttura del nostro file non impone un solo settore: il campo Processo/Progetto identifica il contesto, mentre Fase e Tipologia rendono confrontabili attività diverse.

Immagina un processo commerciale con 12 attività: il commerciale può essere R per la raccolta dei requisiti, amministrazione C per la verifica delle condizioni, direzione A per l'approvazione dell'offerta e operations I per la pianificazione. Se invece assegni A a tre persone, non hai creato una responsabilità condivisa: hai reso incerto il punto di approvazione. Il foglio Controlli evidenzia questa situazione e suggerisce di ridurre gli Accountable a uno.

Per un progetto di 40 attività, il foglio Attività consente di registrare data di inizio, scadenza, deliverable, dipendenza e rischio organizzativo. La dipendenza, come A002 collegata ad A001 nell'esempio popolato, aiuta a leggere la sequenza; non sostituisce però un diagramma di Gantt. La scadenza viene controllata rispetto alla data di inizio: una data finale precedente genera un dato da correggere, non una pianificazione valida.

La Figura 4 mostra la struttura completa delle 13 colonne del foglio Attività. La Figura 6 mostra invece il Riepilogo direzionale: puoi leggere il numero totale di attività, quelle completate, in corso, da iniziare o sospese, oltre alle anomalie RACI e alle assegnazioni per persona. Con 30 attività e una media di 4 persone coinvolte, il riepilogo permette di vedere 120 coinvolgimenti complessivi senza sommare manualmente ogni colonna.

Questo approccio è particolarmente utile nelle riunioni di avanzamento: non si discute più in astratto della “responsabilità del team”, ma si filtra l'ID attività, si verifica l'assegnatario e si controlla il deliverable atteso. Il modello supporta anche dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori e clienti come tipi di soggetto, purché vengano registrati solo i dati organizzativi necessari.

Un diagramma RACI può contenere nomi, ruoli, e-mail aziendali e responsabili diretti. Nel nostro foglio Istruzioni richiamiamo quindi il Regolamento UE 2016/679, cioè il GDPR, e il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Il titolare del trattamento deve definire una base giuridica, limitare i dati allo scopo organizzativo e applicare misure adeguate di sicurezza. Il modello non sostituisce il registro dei trattamenti previsto dall'articolo 30 GDPR, ma può essere un supporto operativo per documentare responsabilità di processo, non per descrivere autorizzazioni privacy.

Nel foglio Persone e Ruoli sono presenti nove campi, tra cui E-mail Aziendale e Responsabile Diretto. Inserisci solo ciò che serve per governare il processo: non aggiungere codice fiscale, indirizzo privato, dati sanitari o informazioni personali estranee all'assegnazione. Se una matrice con 25 persone contiene 25 e-mail aziendali, devi poter spiegare perché ciascun contatto è utile; se bastano nome e ruolo, elimina il campo e-mail dalla copia condivisa.

La protezione pratica parte dagli accessi. Il foglio Istruzioni indica di proteggere il file e conservarlo in una posizione aziendale autorizzata. Evita allegati non controllati e cartelle condivise aperte a chiunque; assegna permessi coerenti con il ruolo e conserva una versione aggiornata. In caso di violazione dei dati personali, l'articolo 33 GDPR impone al titolare la notifica al Garante, ove applicabile, entro 72 ore dalla conoscenza della violazione.

Il file contiene liste di dipartimenti, tipi di soggetto e stato Attivo, ma non applica automaticamente una policy privacy. La Figura 2 mostra dove sono mantenuti questi valori di riferimento; la Figura 3 mostra dove vengono inseriti i dati delle persone. Prima di inviare la matrice a un fornitore, crea una copia con i soli nomi o ruoli necessari e rimuovi le e-mail quando non servono.

Dal punto di vista organizzativo, il diagramma RACI non equivale a una delega formale, a una procura, a un mansionario o a una modifica del contratto di lavoro. Un A nel foglio significa responsabilità decisionale nel processo descritto; non attribuisce da solo poteri di firma o obblighi legali. Questa distinzione evita di usare una tabella operativa come sostituto di documenti aziendali formali.

Il primo errore è confondere R e A. Il Responsible esegue; l'Accountable risponde del risultato e approva. Se per una chiusura mensile assegni A sia al Responsabile Amministrativo sia al Direttore Generale, la matrice non chiarisce chi debba approvare definitivamente. Nel nostro modello la riga viene marcata “ATTENZIONE: più di un A”. La correzione suggerita nel foglio Controlli è “Ridurre gli Accountable a uno”.

Il secondo errore è lasciare una riga senza R perché “se ne occuperà il team”. Un team generico non è un esecutore tracciabile. Per l'attività A003, ad esempio, assegna R alla persona che raccoglie i requisiti amministrativi, A al responsabile che approva il documento, C a chi deve fornire informazioni e I a chi deve essere aggiornato. Una riga senza Responsible produce “ERRORE: manca R” e l'azione “Individuare almeno un Responsible”.

Il terzo errore è usare C e I come etichette decorative. C va assegnato a chi deve essere consultato prima del risultato; I a chi deve ricevere l'informazione. Se su 10 attività assegni C a 7 persone per ciascuna, ottieni fino a 70 consultazioni potenziali: il processo rallenta e il codice perde significato. Noi preferiamo una matrice essenziale: pochi C realmente necessari e I limitati agli interessati.

Per la revisione operativa, filtra il foglio Controlli sulle colonne Esito e Azione Correttiva Suggerita. Il foglio contiene formule per 100 righe e anche una riga didattica separata, alla riga 106, che mostra un'attività senza Responsible: non confonderla con un'anomalia reale del tuo processo. La Figura 7 evidenzia le colonne ID, descrizione, conteggi e azione.

Controlla poi il Riepilogo. Se gestisci 50 attività, una media di 3 persone per attività produce circa 150 assegnazioni complessive, distribuite tra R, A, C e I. Un numero molto alto di C o I rispetto agli R e A è un segnale organizzativo: non è un errore di formula, ma può indicare un coinvolgimento eccessivo. Aggiorna la matrice dopo ogni cambio di ruolo, processo o progetto e conserva la data della versione nel nome del file aziendale.