Registro Infortuni Excel conforme D.Lgs. 81/2008 con foglio statistiche e istruzioni

Quando apri il file trovi tre fogli. Vai su Registro Infortuni (Figura 1): la riga 1 contiene il titolo, la riga 2 l’anno in corso con la dicitura di conformità, la riga 4 l’intestazione blu. Compila una riga per evento: dalla colonna A alla P inserisci N. Prog., Data Infortunio, Ora, Cognome e Nome, Codice Fiscale, Mansione, Luogo, Tipo Infortunio, Parte Corpo, Gravità, Giorni Prognosi, Data Denuncia, N. Protocollo INAIL, Esito, Data Guarigione, Note. Usa formati data nelle colonne B, L e O, e ore in C.

Ogni volta che registri un nuovo caso, passa su Statistiche e Grafici (Figura 2): trovi il riepilogo aggiornato con il numero di infortuni per mese, la distribuzione per tipo e il totale dei giorni di prognosi. Questo foglio serve per il comitato sicurezza e per inserire KPI nel DVR.

Se hai dubbi, apri Istruzioni d'Uso (Figura 3): abbiamo messo esempi di compilazione (es. caduta, contusione, taglio), suggerimenti per classificare la gravità e note sulla denuncia all’INAIL. Per la stampa, dal foglio Registro imposta l’intervallo con le colonne A:P: il layout è già leggibile in A4.

Consiglio operativo: numerazione progressiva in colonna A per anno (es. 2026-001, 2026-002). In questo modo incroci facilmente il registro con le denunce telematiche.

Dal 12/10/2017 il registro infortuni non è più obbligatorio per legge grazie all’attivazione del SINP (DM 183/2016) e alle semplificazioni del D.Lgs. 151/2015. Resta però l’obbligo di denuncia all’INAIL entro 2 giorni per gli infortuni con prognosi superiore a 3 giorni (art. 53 DPR 1124/1965) e la comunicazione a fini statistici entro 48 ore dalla ricezione del certificato anche per assenze di almeno 1 giorno oltre quello dell’evento (art. 18, c.1, lett. r) D.Lgs. 81/2008). In pratica, senza un registro strutturato, recuperare dati certi su prognosi, date di denuncia e protocolli diventa complicato quando serve documentare il DVR o rispondere a richieste dell’organo di vigilanza.

Noi abbiamo costruito il foglio Registro Infortuni (Figura 1) proprio per questo: 16 campi che coprono l’intero ciclo informativo. Con Excel puoi filtrare per mese, mansione o parte del corpo e stimare indicatori chiave. Esempio concreto: su 8 infortuni in un semestre, con 3 contusioni e 2 tagli, 45 giorni di prognosi complessivi e 2 denunce inviate il giorno successivo all’evento, il foglio ti permette in 2 minuti di verificare se hai rispettato la finestra delle 48 ore e di identificare il reparto con maggior frequenza.

Il secondo foglio, Statistiche e Grafici (Figura 2), visualizza subito la concentrazione mensile e per tipologia. Se a marzo hai avuto 3 casi e a novembre zero, lo vedi a colpo d’occhio e puoi pianificare formazione mirata. Con questo approccio, un’azienda con 50 dipendenti che registra mediamente 6 eventi l’anno può risparmiare circa 3 ore a trimestre tra raccolta dati e preparazione report, rispetto a fogli non standardizzati.

Nelle PMI manifatturiere i casi tipici sono schiacciamenti in reparto montaggio, tagli in carpenteria, distorsioni in logistica. Con il nostro registro annoti “Luogo Infortunio” con dettaglio (es. “Reparto Assemblaggio – Linea 2”), “Parte Corpo” (mano destra, caviglia sinistra) e “Giorni Prognosi”. Se in un trimestre conti 5 eventi e 22 giorni di prognosi totali, il foglio Statistiche (Figura 2) ti mostra subito l’impatto e ti aiuta a decidere dove intervenire.

In cantiere, con 30 addetti e più subappalti, la perdita di informazioni è frequente. Esempio: 4 infortuni legati a cadute in piano e movimentazione. Registrando “Mansione” (muratore, carpentiere), “Tipo Infortunio” (caduta, urto) e “Esito” (ritorno al lavoro, inidoneità temporanea), a fine mese puoi chiudere il SAL sicurezza con numeri solidi. Se sommi 12 giorni di prognosi a febbraio e 0 a marzo, la tendenza è chiara e giustifica un refresh formativo mirato.

Nella sanità o RSA, la casistica spazia da punture accidentali a strappi muscolari da movimentazione ospiti. Con 80 operatori e turni h24, 12 micro-infortuni in 60 giorni non sono rari. Inserendo “Ora” e “Mansione”, puoi verificare se l’incidenza è maggiore nel turno notte (es. 7 casi su 12 tra le 22:00 e le 06:00) e rifocalizzare la prevenzione. Un indicatore utile: rapporto infortuni/dipendenti. Se in un anno hai 10 infortuni su 80 addetti, parli di 0,125 eventi per addetto, valore da confrontare con gli anni successivi per misurare l’effetto delle azioni correttive.

Mettiamo ordine con i riferimenti: la tenuta del registro infortuni è stata superata dall’operatività del SINP (DM 183/2016) a decorrere dal 12/10/2017, in attuazione del D.Lgs. 151/2015. Resta l’obbligo di denuncia all’INAIL (art. 53 DPR 1124/1965) entro 2 giorni dall’evento per prognosi > 3 giorni; per infortunio mortale o con pericolo di morte, la comunicazione all’Autorità di P.S. è entro 24 ore. Inoltre, l’art. 18, c.1, lett. r) del D.Lgs. 81/2008 impone la comunicazione telematica a fini statistici entro 48 ore per assenze di almeno un giorno oltre quello dell’evento. Le sanzioni per tardiva denuncia possono arrivare a diverse migliaia di euro: è prudente tracciare “Data Denuncia” e “N. Protocollo INAIL” in modo puntuale.

Nel foglio Registro, questi campi sono espliciti. Ti suggeriamo di calcolare due KPI: tasso di frequenza Tf = (n. infortuni x 1.000.000) / ore lavorate, e tasso di gravità Tg = (giorni di inabilità x 1.000) / ore lavorate. Esempio: 3 infortuni in un semestre con 100.000 ore lavorate danno Tf = 30; se i giorni di inabilità sono 45, Tg = 0,45. Confrontando questi valori tra trimestri, puoi valutare l’efficacia delle misure (es. formazione carrelli, DPI specifici).

Posizione netta: per la gestione interna preferiamo un registro infortuni Excel centralizzato rispetto a più file per reparto. Su 5 reparti, 5 file generano versioni incoerenti e perdite di tempo; un singolo registro con filtri per “Luogo Infortunio” taglia la duplicazione e riduce del 50% gli errori di trascrizione. Poi, per la reportistica, il foglio Statistiche e Grafici produce la vista che serve al comitato sicurezza, senza toccare i dati originali.

Il foglio modello preventivo Excel affianca bene la reportistica interna quando servono stime chiare e confronti rapidi tra reparti, soprattutto prima di definire interventi come formazione e DPI specifici.

Compila sempre la riga evento entro 24 ore, anche se la prognosi non è ancora definita: inserisci 0 in “Giorni Prognosi” e aggiorna quando arriva il certificato. Questo ti consente di rispettare la finestra di 48 ore per la comunicazione statistica (art. 18 D.Lgs. 81/2008). Per la progressione numerica, usa un formato univoco (es. 2026-001, 2026-002): in un anno con 25 casi eviti omonimie e ritardi nella ricerca documenti.

Classifica la Gravità con una scala coerente (es. Lieve/Media/Grave oppure 1/2/3) e documenta il criterio nel foglio Istruzioni (Figura 3). Se, ad esempio, su 10 infortuni hai 6 “Lieve”, 3 “Media” e 1 “Grave”, le azioni correttive possono essere differenziate: formazione mirata per le lievi (costo basso, impatto rapido) e analisi specifica per l’unico grave. Mantieni separati “Tipo Infortunio” (evento: caduta, taglio) ed “Esito” (conseguenza: rientro, inabilità temporanea): mescolare i due campi porta a errori di lettura nei grafici.

Controlli periodici: a fine mese esegui un check su tre punti misurabili: 1) % righe con “Data Denuncia” valorizzata (obiettivo 100%); 2) tempo medio tra evento e denuncia (target ≤ 2 giorni); 3) totale “Giorni Prognosi” per reparto (es. Assemblaggio: 18 giorni; Logistica: 5 giorni). Se un reparto supera il 40% del totale dei giorni, programma un approfondimento con il preposto.

Per il reporting, porta in comitato sicurezza tre numeri: n. infortuni mese (es. 3), giorni prognosi mese (es. 12), Tf trimestrale (es. 28). Con questi dati, più il grafico per tipo in Figura 2, la discussione resta oggettiva. Salva il file con versione mensile (Registro_Infortuni_2026_05.xlsx): riduci il rischio di sovrascritture e puoi ricostruire la storia in 5 minuti.

La versione mensile del registro rende già ordinati i dati di base: una scheda cliente Excel affianca bene la raccolta delle informazioni anagrafiche e delle verifiche, così il lavoro resta tracciabile anche nei passaggi successivi.